Przejdź do treści
Świadectwo4U
Zamów
Sprzedaż i najem

Dokumenty do sprzedaży mieszkania — lista na 2026 rok

mgr inż. Damian Bartkowski, audytor energetyczny, nr wpisu 19489 · opublikowano 22.10.2026 · stan prawny na 17.10.2026

Do aktu notarialnego sprzedaży mieszkania potrzebujesz dowodu osobistego, dokumentu, na podstawie którego mieszkanie nabyłeś, numeru księgi wieczystej (jeśli mieszkanie ją ma) i świadectwa charakterystyki energetycznej, które przekazujesz kupującemu. Pozostałe dokumenty zależą od sytuacji: mieszkanie spółdzielcze, z kredytem hipotecznym, po spadku albo na obszarze rewitalizacji.

Jakie dokumenty są potrzebne zawsze?

Dokument Skąd go wziąć Uwagi
Dowód osobisty albo paszport — każdego sprzedającego
Dokument nabycia mieszkania Twoje dokumenty akt notarialny kupna, umowa darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia
Numer księgi wieczystej akt nabycia, zarządca, wspólnota albo spółdzielnia wystarczy numer — notariusz sprawdza księgę w systemie, odpisu nie musisz przynosić; spółdzielcze prawo bez księgi — zaświadczenie ze spółdzielni
Świadectwo charakterystyki energetycznej osoba z wykazu uprawnionych (audytor) przekazujesz je kupującemu przy akcie (art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków)

Świadectwo jest jedynym dokumentem z tej listy, który musisz zamówić — resztę zwykle już masz. Bez świadectwa akt zostanie podpisany, ale notariusz pouczy Cię o grzywnie — w praktyce to pouczenie zapisuje się w akcie. Jak to wygląda w kancelarii: świadectwo energetyczne u notariusza.

Czego jeszcze mogą chcieć kupujący i bank?

Tych dokumentów przepisy nie wymagają, ale kupujący — a zwłaszcza bank, który udziela mu kredytu — często o nie prosi:

  • zaświadczenie o braku zaległości w opłatach — od wspólnoty, zarządcy albo spółdzielni,
  • zaświadczenie o liczbie zameldowanych osób albo o braku zameldowanych — z urzędu gminy (opłata skarbowa 17 zł). Meldunek służy wyłącznie celom ewidencyjnym i nie daje prawa do lokalu (art. 28 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności), ale kupujący chce wiedzieć, czy ktoś jest zameldowany; termin wymeldowania zwykle wpisuje się do umowy,
  • wypis z kartoteki lokali — przy mieszkaniu z księgą wieczystą zwykle niepotrzebny, czasem wymaga go bank.

Ile ważne są zaświadczenia, przepisy zwykle nie mówią. W praktyce kancelarie i banki chcą dokumentów świeżych, często sprzed najwyżej miesiąca — zamawiaj je na kilka dni przed aktem.

Mieszkanie spółdzielcze — co dochodzi?

Przy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • umowa wymaga formy aktu notarialnego (art. 17² ust. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych),
  • notariusze proszą o zaświadczenie ze spółdzielni: komu przysługuje prawo, czy lokal ma księgę wieczystą, jaka jest powierzchnia i położenie lokalu, czy nie ma zaległości,
  • świadectwo energetyczne też jest potrzebne — art. 11 ust. 1 pkt 1 wymienia wprost zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  • jeśli kupujący bierze kredyt, bank zwykle wymaga księgi wieczystej — można ją założyć przed sprzedażą.

Więcej o świadectwie mieszkania w bloku: mieszkanie w bloku a świadectwo.

Mieszkanie z kredytem hipotecznym — co przygotować?

  • zaświadczenie z banku o wysokości zadłużenia na dzień aktu i numerze rachunku do spłaty,
  • promesę banku — zobowiązanie, że po spłacie wyda zgodę na wykreślenie hipoteki.

Część ceny kupujący wpłaca wtedy bezpośrednio do Twojego banku. Opłata sądowa za wykreślenie hipoteki to 100 zł (połowa opłaty od wpisu hipoteki — ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Mieszkanie po spadku — jakie dokumenty?

  • prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
  • dokument z urzędu skarbowego. Notariusz sporządza akt sprzedaży rzeczy nabytej w spadku po przedstawieniu zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego, że podatek zapłacono, nabycie jest zwolnione albo zobowiązanie się przedawniło, albo za jego uprzednią pisemną zgodą (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Od 20 sierpnia 2025 r. tego zaświadczenia nie trzeba, gdy nabycie było zwolnione na podstawie art. 4a — czyli gdy spadkobierca z najbliższej rodziny (małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, rodzeństwo, pasierb, ojczym, macocha) zgłosił nabycie w urzędzie skarbowym na formularzu SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia sądu albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 4a i art. 19 ust. 7).

Jak udowodnić zgłoszenie SD-Z2, przepisy nie mówią. Według uzasadnienia zmiany wystarczy przedstawić notariuszowi potwierdzenie zgłoszenia — np. kopię SD-Z2 z pieczęcią wpływu albo UPO, jeśli wysłano je elektronicznie. Notariusze mają jednak wątpliwości i część może nadal chcieć zaświadczenia — zapytaj przy umawianiu aktu.

Podatek dochodowy: przy mieszkaniu ze spadku 5 lat liczy się od końca roku, w którym mieszkanie nabył spadkodawca (art. 10 ust. 5 ustawy o PIT).

Obszar rewitalizacji — czy gmina może kupić mieszkanie?

Tak, jeśli mieszkanie leży na obszarze rewitalizacji, a uchwała gminy przewiduje prawo pierwokupu, albo w Specjalnej Strefie Rewitalizacji (art. 109 ust. 1 pkt 4a i 4b ustawy o gospodarce nieruchomościami). Wtedy najpierw podpisuje się umowę warunkową, gmina ma miesiąc od otrzymania zawiadomienia od notariusza (art. 110 ustawy o gospodarce nieruchomościami), a dopiero potem zawiera się umowę przenoszącą własność. Czy mieszkanie leży na takim obszarze, potwierdzi urząd gminy — uchwały mają terminy i bywają uchylane, więc sprawdź stan na dzień sprzedaży.

Kto płaci za dokumenty i za akt?

Przepisy rozstrzygają tylko podatki: podatek od czynności cywilnoprawnych płaci kupujący (art. 4 pkt 1 ustawy o PCC), a podatek dochodowy — sprzedający. O pozostałych kosztach decydują strony; zwyczajowo:

Koszt Kto zwykle płaci
Świadectwo energetyczne, zaświadczenia, wykreślenie hipoteki sprzedający
Taksa notarialna, wpisy do księgi wieczystej kupujący
Podatek od czynności cywilnoprawnych (2%) kupujący — chyba że kupuje pierwsze mieszkanie i korzysta ze zwolnienia (art. 9 pkt 17 ustawy o PCC, od 31.08.2023)
Podatek dochodowy 19% przy sprzedaży przed upływem 5 lat od końca roku nabycia sprzedający (art. 10 ust. 1 pkt 8 i art. 30e ustawy o PIT; możliwa ulga mieszkaniowa)

Strony mogą umówić się inaczej. O świadectwie osobno: kto płaci za świadectwo energetyczne. Szczegóły podatkowe ustal z doradcą podatkowym albo księgowym.

Świadectwo energetyczne — co sprawdzić przed aktem?

  1. Czy masz ważne świadectwo lokalu. Sprawdź w publicznym wykazie świadectw po adresie z numerem lokalu. Świadectwo jest ważne 10 lat, chyba że wcześniej zmieniono np. okna, ogrzewanie albo ocieplenie. Od 28 kwietnia 2023 r. świadectwo całego budynku nie wystarczy — musi dotyczyć sprzedawanego mieszkania (art. 11 ust. 5).
  2. Jeśli nie masz — zamów je, zanim wystawisz ogłoszenie. Ogłoszenie sprzedaży podaje wskaźniki ze świadectwa, jeśli zostało sporządzone: świadectwo energetyczne w ogłoszeniu.
  3. Przygotuj dane do zamówienia: powierzchnię z aktu, rok budowy budynku, rodzaj ogrzewania i ciepłej wody, zdjęcie budynku z zewnątrz. Brakuje papierów? Świadectwo bez dokumentacji.

Lista do odhaczenia

  1. Dowód osobisty każdego sprzedającego.
  2. Dokument nabycia mieszkania.
  3. Numer księgi wieczystej.
  4. Świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu (plik PDF i wydruk).
  5. Zaświadczenie o braku zaległości od wspólnoty, zarządcy albo spółdzielni.
  6. Zaświadczenie o osobach zameldowanych — jeśli kupujący o nie prosi.
  7. Mieszkanie spółdzielcze: zaświadczenie ze spółdzielni.
  8. Kredyt: zaświadczenie z banku i promesa.
  9. Spadek: postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia; potwierdzenie złożenia SD-Z2 albo zaświadczenie z urzędu skarbowego.
  10. Obszar rewitalizacji: informacja z urzędu gminy o prawie pierwokupu.

Pytania

Czy muszę przynieść odpis z księgi wieczystej? Nie. Wystarczy numer — notariusz przegląda księgę w systemie.

Czy sprzedam mieszkanie bez świadectwa energetycznego? Akt zostanie podpisany, ale notariusz pouczy Cię o grzywnie, a kupujący nie może zrzec się świadectwa (art. 11 ust. 4). Grzywna wynosi od 20 do 5 000 zł — kara za brak świadectwa.

Czy można sprzedać mieszkanie, w którym ktoś jest zameldowany? Tak. Meldunek nie daje prawa do lokalu. W umowie zwykle ustala się termin wymeldowania i wydania mieszkania.

Czy da się sprzedać mieszkanie z kredytem? Tak. Potrzebne są zaświadczenie z banku i promesa wykreślenia hipoteki, a część ceny trafia od razu na spłatę kredytu.

Mieszkanie po rodzicach sprzedaję po 3 latach. Czy zapłacę podatek? Pięć lat liczy się od końca roku, w którym mieszkanie nabyli rodzice, a nie od dnia spadku. Jeśli od tego czasu minęło 5 pełnych lat kalendarzowych, podatku dochodowego nie ma.

Czy przy umowie przedwstępnej potrzebne jest świadectwo? Nie — świadectwo przekazujesz przy akcie sprzedaży. Warto jednak zapisać w umowie przedwstępnej, że sprzedający wyda je przy akcie końcowym.

Ile wcześniej zamówić świadectwo? Najlepiej przed wystawieniem ogłoszenia. Świadectwo jest gotowe w 8 godzin — także w nocy i w weekendy, więc zdążysz nawet wtedy, gdy akt jest następnego dnia.

Zamów świadectwo mieszkania przed sprzedażą — od 119 zł, gotowe w 8 godzin (liczymy także noce i weekendy). Dostajesz plik PDF z podpisem kwalifikowanym, gotowy do przekazania kupującemu przy akcie.

Źródła

Przeczytaj też

Sprzedaż i najemŚwiadectwo energetyczne u notariusza — co sprawdza i co wpisuje do aktuSprzedaż i najemKto płaci za świadectwo energetyczne?Sprzedaż i najemŚwiadectwo energetyczne w ogłoszeniu sprzedaży i najmu