Przejdź do treści
Świadectwo4U
Zamów
Sprzedaż i najem

Świadectwo energetyczne u notariusza — co sprawdza i co wpisuje do aktu

mgr inż. Damian Bartkowski, audytor energetyczny, nr wpisu 19489 · opublikowano 23.10.2026 · stan prawny na 17.10.2026

Przy akcie notarialnym sprzedaży mieszkania albo domu sprzedający przekazuje kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej, a notariusz odnotowuje to w akcie. Jeśli świadectwa nie ma, notariusz i tak sporządzi akt — poucza wtedy sprzedającego o grzywnie (art. 11 ust. 1 pkt 1 i ust. 6 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków); w praktyce to pouczenie trafia do aktu. Treści świadectwa notariusz nie sprawdza.

Co robi notariusz przy świadectwie?

Ustawa daje mu dwa zadania:

  1. odnotowuje w akcie, że sprzedający przekazał kupującemu świadectwo,
  2. poucza sprzedającego o grzywnie, jeśli świadectwa nie przekazano (w praktyce zapisuje to w akcie).

Obowiązek przekazania świadectwa ma sprzedający, nie notariusz. Dotyczy on sprzedaży prawa własności mieszkania, domu albo lokalu użytkowego oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Czy notariusz odmówi aktu bez świadectwa?

Nie. Pierwszy projekt przepisów przewidywał, że notariusz nie sporządzi aktu bez świadectwa, ale z tego zrezygnowano — zostały grzywna i pouczenie. Umowa sprzedaży zawarta bez świadectwa jest ważna.

W internecie można przeczytać, że brak świadectwa „może unieważnić umowę”. Ustawa takiego skutku nie przewiduje. Sprzedającemu grozi grzywna od 20 do 5 000 zł, którą nakłada sąd — więcej: kara za brak świadectwa.

Czy notariusz sprawdza świadectwo?

Przepisy nie każą notariuszowi sprawdzać treści świadectwa ani poprawności obliczeń. Uzasadnienie nowelizacji z 2022 r. (obowiązuje od 28 kwietnia 2023 r.) wyjaśnia jednak, że obowiązek jest spełniony tylko wtedy, gdy świadectwo zostało sporządzone w centralnym rejestrze i jest ważne dłużej niż do dnia aktu. Dlatego przed aktem upewnij się, że świadectwo:

  • jest w publicznym wykazie świadectw — z numerem, datą „Ważne do” i adresem z numerem lokalu (jak sprawdzić świadectwo),
  • data „Ważne do” jest późniejsza niż dzień aktu — świadectwo jest ważne 10 lat od sporządzenia, o ile w tym czasie nie zmieniono np. okien, ogrzewania albo ocieplenia,
  • dotyczy sprzedawanego lokalu — od 28 kwietnia 2023 r. świadectwo całego budynku nie wystarczy (art. 11 ust. 5).

W jakiej postaci przynieść świadectwo?

Świadectwo może mieć postać papierową albo elektroniczną (art. 5 ustawy). Elektroniczne to plik PDF z numerem z centralnego rejestru, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym.

Przy najmie ustawa mówi wprost o kopii albo wydruku. Przy sprzedaży mówi o przekazaniu samego świadectwa — dlatego najbezpieczniej przekazać kupującemu oryginał — przy świadectwie elektronicznym jest nim podpisany plik — a wydruk mieć jako uzupełnienie. Przepisy nie opisują, jak to zrobić technicznie, a praktyka kancelarii bywa różna: jedne przyjmują wydruk, inne proszą o plik przed aktem.

W praktyce:

  1. Przy umawianiu aktu zapytaj kancelarię, w jakiej postaci chce świadectwo i czy mają je dostać wcześniej.
  2. Wyślij plik PDF kupującemu e-mailem (najlepiej z kancelarią w kopii) — wtedy łatwo wykazać, że świadectwo zostało przekazane.
  3. Weź na akt wydruk świadectwa.

Ile dni przed aktem trzeba mieć świadectwo?

Ustawa tego nie określa — liczy się, żeby świadectwo było ważne w dniu aktu i dotyczyło właściwego lokalu. Kancelaria przygotowuje jednak projekt aktu wcześniej, więc wygodnie mieć świadectwo na 1–2 dni przed terminem. Jeśli czasu jest mało — świadectwo jest gotowe w 8 godzin, także w nocy i w weekendy: świadectwo energetyczne ekspres.

Co notariusz wpisuje do aktu?

Przepis wymaga tylko wzmianki o przekazaniu świadectwa. Gdy go nie przekazano, notariusz musi pouczyć o grzywnie — ustawa nie każe tego zapisywać, ale kancelarie zwykle to robią. Ustawa nie każe wpisywać numeru ani daty świadectwa — czy akt je poda, zależy od kancelarii. Jeśli kupujący zgubi później świadectwo, numer w akcie ułatwi odnalezienie go w wykazie.

Kupujący mówi, że świadectwa nie potrzebuje. Co wtedy?

Nic to nie zmienia. Kupujący nie może zrzec się prawa do otrzymania świadectwa (art. 11 ust. 4), więc jego oświadczenie w akcie nie chroni sprzedającego. Notariusz i tak pouczy sprzedającego o grzywnie, a w praktyce zapisze to w akcie. Według ministerstwa sprawę o wykroczenie sąd rozpoznaje na wniosek osoby, która świadectwa nie otrzymała.

Pytania

Czy świadectwo jest potrzebne przy umowie przedwstępnej? Przepis wiąże przekazanie z aktem umowy zbycia, więc przy umowie przedwstępnej — także notarialnej — nie trzeba go przekazywać. Warto za to zapisać w umowie przedwstępnej, że sprzedający wyda świadectwo przy akcie końcowym.

Kupuję od dewelopera. Kiedy dostanę świadectwo? Przy akcie przeniesienia własności lokalu — to on jest umową zbycia. Umowa deweloperska tylko zobowiązuje do przeniesienia własności.

Sprzedaję spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Czy też potrzebuję świadectwa? Tak. Art. 11 ust. 1 pkt 1 wymienia wprost zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Czy przy darowiźnie notariusz wymaga świadectwa? Według ministerstwa obowiązek istnieje wyłącznie przy sprzedaży lub najmie — darowizny nie obejmuje. Więcej: darowizna a świadectwo.

Sprzedaję przez pełnomocnika. Kto odpowiada za świadectwo? Grzywna grozi także osobie, która działa w imieniu sprzedającego, np. pełnomocnikowi albo członkowi zarządu spółki (art. 41 ust. 2). Pełnomocnik powinien mieć świadectwo przy akcie.

Świadectwo wygasa tydzień po akcie. Wystarczy? Tak, jeśli w dniu aktu jest ważne i nie zmieniono w tym czasie charakterystyki energetycznej lokalu. Kupujący dostaje je jednak z krótką ważnością — przy najmie albo kolejnej sprzedaży potrzebne będzie nowe.

Czy notariusz może sporządzić świadectwo? Nie. Świadectwo sporządza tylko osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych (art. 17). Zamówić je powinien sprzedający, bo to on odpowiada za jego przekazanie.

Zamów świadectwo mieszkania przed aktem — od 119 zł, gotowe w 8 godzin (liczymy także noce i weekendy). Dostajesz plik PDF z podpisem kwalifikowanym, gotowy do przekazania kupującemu.

Źródła

Przeczytaj też

PrzepisyKara za brak świadectwa energetycznegoJak to działaJak sprawdzić, czy mieszkanie ma świadectwo i czy audytor ma uprawnieniaSprzedaż i najemDokumenty do sprzedaży mieszkania — lista na 2026 rok